مدیریت کردن مدیر؛ هفت سوال مهم که باید از مدیر جدیدتان بپرسید!

هنگامی که شغل جدیدی را آغاز می کنید و وارد مجموعه جدیدی می شوید، یکی از مهم ترین چالش ها برقراری رابطه با همکاران جدید تان است و مهم ترین رابطه ای که باید به خوبی از عهده آن برآیید، رابطه با مدیر جدید است. پرسش اصلی این است: چگونه می توان از همان ابتدای امر، اعتماد او را جلب کرد؟ چگونه می توان بازخورد خوبی از او دریافت کرد و در کار جدید موفق شد؟ پیشنهاد نویسنده ی این مقاله این است که در نخستین روزهای کاری، باید هفت پرسش مهم را از مدیر جدید خود بپرسید. اگر می خواهید در کار خود موفق باشید باید بتوانید مدیر خود را مدیریت کنید و برای این کار باید او را به خوبی بشناسید؛ اینجاست که اهمیت سوال پرسیدن و کسب اطلاعات روشن می شود.. به دست آوردن شناخت کامل از مدیر جدید نیازمند یک استراتژی فعال و آگاهانه است.

پروفسور توماس چامورو پرموزیک، استاد دانشگاه کلمبیا و کالج لندن است. او همچنین نویسنده کتاب های پرفروش بسیاری در زمینه کسب و کار و مدیریت است. از جمله آثار او می توان به کتاب "چرا افرادی که تا این حد ناتوان اند مدیر می شوند؟" اشاره کرد. او معتقد است برای دستیابی به موفقیت شغلی باید بتوانید مدیر خود را مدیریت کنید و رابطه بسیار خوبی با او برقرار کنید. به عقیده او، مطرح کردن هفت پرسشی که در این مقاله پیشنهاد شده است، نقطه شروع بسیار خوبی است برای مدیریت کردن یک مدیر.

مهم نیست چند سال سابقه کاری دارید، شروع به کار در مجموعه ای جدید همیشه با فشار و استرس فراوانی همراه است. محل کار جدید پر از ناشناخته هاست، امور بسیاری است که باید از آن سر در بیاورید، و یکی از مهم ترین این مسایل، شخصت و منش مدیر جدید است. سوال مهمی که باید به آن پاسخ دهید این است: چگونه می توان رابطه خوبی با مدیر جدید برقرار کرد و چگونه می توان بر اساس این رابطه به موفقیت دست یافت؟

تجربه نسبتا طولانی در مشاوره و مربیگری شغلی به من آموخته است که توانایی مدیریت کردن مدیر، به اندازه توانایی مدیریت کردن خود، مهم است و نقش مستقیمی در موفقیت شغلی دارد. برای موفقیت در هر شغل و هر سازمان، باید راه هایی را که باعث می شود در آن سازمان پذیرفته شوید را پیدا کنید. این کار مانند آن است که باید راهی را که پیشتر، در شغل قبلی خود رفته بودید را مجددا طی کنید و مسیر را از نو آغاز کنید. زیرا آنچه که در شغل قبلی تان باعث موفقیت شما می شده است لزوما در سازمان و مجموعه جدید به کارتان نخواهد آمد و ممکن است تجربه های قبلی دیگر مشکل گشا نباشد. به عنوان مثال، من در گذشته مدیری داشتم که بسیار اجتماعی، اهل خوشگذرانی، و قاطع بود، اما پس از تغییر شغل، وارد مجموعه ای شدم که مدیرم به شدت جدی، آرام، و اهل حساب و کتاب بود. هرچند شخصیت اصلی من، پس از این تغییر، ثابت ماند اما مجبور بودم بسیاری از عادت های قبلی را ترک کنم، منش جدیدی در پیش بگیرم، و روش های جدید برای هماهنگی با مدیر جدیدم پیدا کنم.

متاسفانه برای ایجاد رابطه ای خوب با مدیر جدید هیچ فرمول واحد و هیچ راه حل جهانشمولی وجود ندارد. اما برای شما خبر خوبی دارم. با پرسیدن سوال های مناسب و مهم که در ادامه به آن خواهیم پرداخت، می توانید تا حد بسیار زیادی در این راه موفق شوید، با مدیر جدیدتان رابطه خوبی برقرار کنید، و به سرعت در شغل جدید پیشرفت کنید.

پرسش نخست: به جز افراد تیم، باید چه افراد دیگری ارتباط برقرار کنم؟

برای آن که سازمان ها شایسته سالار باشند و ارزیابی هایشان را بر اساس معیارهای عینی و واقعی انجام دهند تلاش های بسیاری انجام شده است اما متاسفانه همچنان همان اصل قدیمی بر روابط کسب و کار حاکم است: مهم تر از آنکه چه می دانید، افرادی هستند که می شناسید! به بیان دیگر، سطح دانش و مهارت شما مهم نیست، آنچه که مهم است شبکه روابط تان است. این امر اهمیت سیاست در محل کار را پر رنگ می کند. اگر بتوانید در بازه زمانی کوتاهی، افراد و شبکه های روابط مهم را شناسایی کنید و سلسله روابط حاکم و عناصر مهم و اثرگذار بر فضای مجموعه جدیدتان را بشناسید، به راحتی می توانید بر دیگران تاثیر بگذارید و حتی مدیر خود را تحت تاثیر قرار دهید. این شبکه ها و الگو ها و حتی افراد مهم لزوما به روشنی مشخص نیستند و ممکن است همیشه در سایه مشغول اداره کردن امور سازمان باشند. پس به یاد داشته باشید که برای آگاهی از این مسائل، مدیر شما بهترین منبع اطلاعاتی است.

پرسش دوم: ترجیح می دهید چگونه با شما در ارتباط باشم؟

در حال حاضر به دلایل مختلف، محل کار و شرایط محیط کاری، حداقل در کوتاه مدت، چندان قابل پیش بینی و با ثبات نیست. دلایل بسیاری نظیر اجباری شدن دورکاری، یا بازگشایی شرکت ها و ملزم کردن کارکنان به حضور در محل کار پس از دوره های طولانی دورکاری، و یا اجرای برنامه های ساعت کاری منعطف، مستلزم آن است که در انتخاب روش های ارتباطی منعطف باشید. طبیعتا در مورد ارتباط با مدیر، اهمیت انعطاف دوچندان خواهد بود به ویژه اگر تاکنون او را به صورت حضوری ملاقات نکرده اید.

پرسش سوم: بهترین زمان برای دریافت بازخورد چه زمانی است و بهترین روش کدام است؟

تعیین بازه های زمانی ثابت و مشخص برای دریافت بازخورد از مدیر باعث می شود ارزیابی خوبی از عملکردتان داشته باشید. بهتر است برای این کار یک زمانبندی مشخص تعیین کنید. به عنوان مثال می توانید به صورت هفتگی، برنامه ی کوتاهی برای یک گفتگوی پانزده دقیقه ای تعیین کنید، یا در بازه های زمانی ثابت، به صورت ایمیلی گزارش کار خود را اعلام کنید و در مقابل از مدیرتان بخواهید بر اساس گزارش عملکرد شما، به شما بازخورد دهد.

پرسش چهارم: چگونه می توانم برای تیم عضوی مفید باشم و برای آن ارزش افزوده ایجاد کنم؟

مطرح کردن این پرسش باعث می شود بسیاری از امور برای شما روشن شود. به عنوان مثال می توانید نقش خود را در تیم جدید به روشنی درک کنید و عملکرد خود را با انتظارات مدیر تطبیق دهید. همچنین می توانید برنامه ای استراتژیک برای خود تعیین کنید که در آن اهمیت وظایف گوناگون، و اولویت امور مختلف به روشنی مشخص باشد. اغلب مدیران، به دلایل مختلف، نمی توانند و یا نمی خواهند اولویت هایشان را به روشنی تصریح کنند. همچنین اکثر آنها از تعیین دقیق اینکه نقش و وظیفه هر عضو چیست و واقعا چه چیزی از او می خواهند، نا توانند زیرا بسیاری از این مسائل برای خود آنها نیز چندان روشن نیست. آگاهی یافتن از این قبیل موارد به شما کمک می کند که به آنچه که واقعا مهم است بپردازید و عملکرد مفیدی داشته باشید.

پرسش پنجم: اگر به جای من بودید چه می کردید؟

مطرح کردن این پرسش نه تنها باعث می شود حس همدلی و درک مقابل مدیر جدید نسبت به شما برانگیخته شود و سعی کند دنیا را از دریچه چشمان شما ببیند، بلکه این پیام را به او منتقل می کند که شما برای جایگاه و مهارت و تخصص او احترام و ارزش قائلید. فارغ از اینکه پاسخی که دریافت می کنید تا چه حد برای شما مفید است، پرسیدن این سوال باعث می شود رابطه ی خوبی بین شما شکل بگیرد. افزون بر آن، با طرح این پرسش، می توانید درک عمیق تری نسبت به احساسات، افکار، و اعمال مدیرتان به دست بیاورید.

پرسش ششم: چگونه می توانم به بهترین شکل از ظرفیت های بالقوه ام استفاده کنم؟

همان طور که بزرگان علم مدیریت و کسب و کار عقیده دارند، رهبران بزرگ و موفق، کارکنان خود را به بهترین شکل هدایت و راهنمایی می کنند. مطرح کردن این پرسش تلنگری است برای بیدار کردن حس رهبری، هدایتگری، و راهنمایی در مدیر جدیدتان. با پرسیدن این سوال به او یادآوری می کنید که باید نقش رهبری خود را به بهترین شکل ایفا کند و در شناسایی و توسعه مهارت های بالقوه تان به شما کمک کند. این پرسش به شما کمک می کند تا از نقش و وظیفه ای که برای شما تعیین شده است فراتر بروید و بر بالفعل کردن آنچه که توانایی اش را دارید تمرکز کنید.

در دنیایی که دائما از ما انتظار می رود مهارت های جدیدی کسب کنیم و مهارت های قدیمی مان را به روز کنیم، نباید از اهمیت پیشرفت و افق گشایی غافل شد. برای آنکه از آینده شغلی خود مطمئن باشیم باید دائما شایستگی ها و استعدادهای جدیدی برای خود متصور شویم و با آغوش باز به استقبال فرصت های یادگیری برویم.

جالب است بدانید که مطرح کردن این پرسش باعث روشن شدن معیارهای ترفیع و پیشرفت شغلی نیز می شود و به شما کمک می کند تا با برنامه ای کاربردی و مبتنی بر واقعیت پیش بروید و مهم تر از آن، مدیر خود را وادار کنید تا با شما در این مورد، با صداقت و شفافیت برخورد کند.

پرسش هفتم: در چه زمینه ای باید عملکردم را بهبود ببخشم؟

این سوال تلویحا به معنای آن است که آیا تاکنون در حوزه ای ضعف عملکرد داشته ام یا خیر. بنابر این، این سوال را باید زمانی مطرح کنید که مدتی از ورد شما به شرکت گذشته است. با پرسیدن این سوال، مدیرتان را تشویق می کنید که بازخوردی که واقعا به آن نیاز دارید را به شما منتقل کند؛ بازخوردی که باعث می شود فاصله ی بین عملکرد واقعی شما و آنچه که مدیرتان انتظار دارد، کاهش یابد.

بعضی از مدیران ترجیح می دهند هیچ تعارض و برخوردی با کارکنان شان نداشته باشند و ارتباط دوستانه و صمیمی شان را همیشه حفظ کنند. این امر باعث می شود این مدیران هرگز به کارکنان خود بازخورد منفی ندهند. به همین دلیل، اگر درخواست بازخورد منفی از مدیر در قالب این سوال و به شکلی غیر مستقیم مطرح شود، مدیر نیز احساس راحتی بیشتری خواهد داشت و در نتیجه به حوزه هایی که در آن عملکرد مطلوبی نداشته اید و باید در آن بیشتر تلاش کنید نیز اشاره خواهد کرد. به علاوه، با این سوال، به طور غیر مستقیم این پیام را به مدیر خود منتقل می کنید که مشتاق پیشرفت هستید و دائما در پی راهی برای بهبود عملکردتان می گردید.

اما نکته مهمی که باید به آن توجه داشته باشید این است که هر انسانی، از جمله شما و مدیرتان، شخصیتی منحصر به فرد است. بنابر این ممکن است بعضی از این سوالات در شرایط مختلف، اثربخشی یکسانی نداشته باشند. هنگام مطرح کردن هر یک از این پرسش ها باید به موقعیتی که در آن قرار دارید و به عمق و نوع رابطه ای که با مدیر خود دارید نیز توجه داشته باشید.

با این وجود، یک قانون کلی وجود دارد که همیشه و همه جا صادق است؛ اگر بتوانید مدیر خود را مدیریت کنید، مسیر موفقیت برای شما هموار است. برای مدیریت مدیر خود باید او را بهتر و عمیق تر بشناسید و بر اساس این شناخت، یک استراتژی آگاهانه طراحی کنید. و فراموش نکنید که کلید دستیابی به شناخت بهتر و عمیق تر از مدیر جدید، مطرح کردن پرسش های هوشمندانه است.

توماس چامورو پرموزیک: مدیر نوآوری گروه من پاور و همچنین پروفسور روانشناسی کسب و کار از دانشگاه کلمبیا و کالج لندن
منبع انتشار : مجله کسب و کار هاروارد - ترجمه شده توسط تیم محتوای آیدی پی