نقش کلیدی مدیران در توسعه کارکنان

بسیاری از کسب و کارها همچنان تحت تاثیر تبعات منفی موج استعفای کارکنان قراردارند که در سال گذشته میلادی اتفاق افتاد. این امر باعث شده است که مدیران به فکر راهکارهایی باشند که مانع از استعفای کارکنان شوند. یک راه حل که تاثیر مثبت آن نیز اثبات شده است برگزاری دوره‌های آموزشی و توسعه فردی برای کارکنان است. براساس مطالعه‌ای که در سال ۲۰۱۹ میلادی انجام شد، بیش از ۹۴درصد کارکنان اعلام کردند در صورتی که شرکت دوره هایی برای توسعه فردی آنها برگزار کند و در این حوزه سرمایه‌گذاری کند، در آن شرکت می‌مانند و قید استعفا را می‌زنند.

با این حال، مساله دورکاری باعث شده است که بسیاری از تلاش‌هایی که در جهت آموزش کارکنان صورت می‌گیرد بی نتیجه باقی بماند. بر اساس گزارشی که مجله آموزش حین کار در سال ۲۰۲۱ درباره وضعیت آموزش‌های شغلی منتشر کرده‌است، بزرگ‌ترین چالش پیش روی مدیران این است که چطور کارکنان را به شرکت در دوره‌های آموزشی آنلاین ترغیب کنند و مشارکت فعال آنها را در این دوره‌ها به‌دست بیاورند. زیرا اگرچه کارکنان در این دوره‌ها شرکت می‌کنند اما معمولا حضور آنها فعالانه نیست و به محتوای دوره‌‌ها توجه کافی ندارند.

راه حلی که برای مقابله با این چالش پیشنهاد شده است، استفاده از روش‌های جدید آموزشی و استفاده خلاقانه‌تر از تکنولوژی است. به‌عنوان مثال می‌توان دوره‌ها را به صورت گروهی برگزار کرد؛ در این صورت کارکنان به صورت گروهی و در کنار هم یک دوره خاص را می‌گذرانند. یا می‌توان از تکنولوژی‌های جدید مانند واقعیت مجازی (Virtual Reality) است.

اما ریشه اصلی مشکل آن قدر که به نظر می‌رسد پیچیده نیست و برای یافتن آن باید نگاهی دقیق به اطراف خود بیاندازیم. پژوهشی که اخیرا توسط موسسه گالوپ انجام‌شده است نشان می‌دهد که موفقیت مدیران در جلب مشارکت کارکنان در دوره‌های آموزشی تا حد بسیار زیادی به عملکرد و رفتار مدیر مستقیم یا رهبر گروه وابسته است. معمولا همه مدیران از کیفیت و اثربخشی دوره‌های آموزشی‌ای که برگزار می‌کنند ناراضی هستند اما هرگز به علت اصلی توجهی نمی‌کنند.

بنابر این، برای بهبود عملکرد و افزایش اثربخشی دوره‌های آموزشی و توسعه‌ای برای کارکنان بهتر است به نقش مدیران در این فرایند توجه بیشتری داشته باشیم. در ادامه به پنج گام ساده اما بسیار موثر می‌پردازیم که به کمک آنها می‌توان نقش مدیران را در این فرایند پر رنگ‌تر کرد و در نتیجه، کیفیت دوره‌های آموزشی و توسعه‌ای را افزایش داد.

گام نخست: اجازه دهید مدیران آنچه را که نیاز دارند از شما بخواهند!

مدیران مستقیم گروه‌ها و واحدهای یک سازمان بهترین گزینه برای تشخیص نیازهای آموزشی آن بخش یا گروه هستند. تحقیقات نشان می‌دهد که این مدیران حتی بیشتر از واحد و مدیران و برنامه‌ریزان واحد مدیریت منابع انسانی، به فکر برگزاری دوره‌های آموزشی هستند و در این زمینه پیشگام هستند.

بنابر این بهتر است شرکت‌ها یک روش یا فرایندی مشخص برای مدیران تعیین کنند تا آنها بتوانند نیازهای آموزشی افراد تحت مدیریت خود را تشخیص دهند و برای برطرف کردن آن برنامه ریزی کنند. به عنوان مثال، این کار می‌تواند از طریق توزیع پرسشنامه به صورت دوره‌ای، برگزاری جلسات مصاحبه و هم‌اندیشی با مدیران و دریافت نظرها، پیشنهادها، و بازخوردهای آنان انجام شود.

شرکت اورستد (Orsted)، که یکی از بزرگ‌ترین شرکت‌های فعال در زمینه انرژی‌های پاک است در سال گذشته میلادی این راهکار را به کار گرفت. این شرکت یک دوره توسعه‌ای برای کارکنان خود برگزار کرد که به گفته یکی از مدیران منابع انسانی این شرکت، هدف آن افزایش ماندگاری کارکنان در شرکت و ایجاد تحرک شغلی بود.

برای اینکه این دوره از کیفیت لازم برخوردار باشد، نخستین گام این بود که بفهمند چه عاملی، بیش از سایر عوامل، باعث می‌شود کارکنان احساس کنند که مسیر رشد و پیشرفت شغلی‌شان متوقف شده است. برای فهم این مورد، حدود پانزده جلسه طولانی و مصاحبه عمیق با مدیران مختلف این شرکت و در سطوح مختلف این سازمان برگزار شد. همچنین چندین جلسه گروه کانونی نیز ترتیب داده شد تا چالش اصلی به طور کامل روشن شود و مناسب‌ترین برنامه طراحی شود. تمرکز اصلی این تلاش‌ها یافتن مشکلات و موانعی بود که به گفته مدیران باعث توقف پیشرفت شغلی کارکنان می‌شد؛ مشکلاتی نظیر عدم ارائه بازخورد سازنده و عدم برگزاری جلسات فردی خصوصی با کارکنان. خروجی نهایی برنامه‌ای بود که همه این مشکلات را مورد توجه قرار می‌داد و یک بخش مهم داشت که مدیران را ملزم می‌کرد که تیم تحت مدیریت خود را تقویت کنند.

اگرچه برگزاری این تعداد از جلسه با مدیران و صرف وقت برای گرفتن نظرات تک تک آنها کار بسیار زمان‌بری است، اما طبق پژوهش‌های انجام شده و طبق شواهد موجود، این کار کلید اصلی موفقیت در طراحی یک برنامه آموزشی اثربخش برای رشد و توسعه کارکنان است. به گفته مدیران شرکت اورستد، پس از برگزاری این جلسات طولانی و متعدد، نه تنها یک روند ادامه دار برای توسعه کارکنان شکل گرفته است، بلکه سطح کیفی تعامل کارکنان و مدیران نیز افزایش داشته است.

گام دوم: برای برنامه آموزشی هدفی مشخص و ساختاری روشن تعیین کنید!

معمولا کارکنان وظایف بسیاری دارند و غرق در کارهای روزانه‌شان هستند و طبیعی است که اگر از آنها بخواهیم در یک دوره‌ی آموزشی شرکت کنند و چیز جدیدی یاد بگیرند، تمایل چندانی نشان ندهند. یک راه حل برای این مشکل آن است که زمان مشخص و فضایی مجزا برای آموزش و یادگیری فراهم کنیم. این کار باعث می‌شود که تلاش های مدیران برای ترغیب کارکنان به شرکت در دوره‌های آموزشی زودتر به نتیجه برسد و همچنین به نتیجه بهتری برسد.

سایمون براون (Simon Brown) که مدیر یادگیری شرکت Novartis است، در کتاب خود تحت عنوان «مزیت شگفت‌انگیز» توضیح می‌دهد که چگونه در برنامه بلندپروازانه خود برای تخصیص صد ساعت به برنامه‌های آموزشی و یادگیری کارکنان موفق شده است. او توضیح می‌دهد که یکی از مهم‌ترین دلایل موفقیت این برنامه حمایت کامل مدیران در سطوح مختلف، و به ویژه مدیر عامل این شرکت بوده است. بر اساس گزارش‌های این کتاب، تعداد ساعت‌هایی که در شرکت Novartis صرف آموزش و یادگیری کارکنان شده است، نسبت به پیش از دوره‌ای که چنین برنامه‌ای اجرا شود حدودا سه برابر شده است. در نتیجه می‌توان گفت هنگامی که مدیران مختلف شرکت، به ویژه مدیران رده بالا، از برنامه‌های آموزشی کارکنان حمایت کنند، و هنگامی که برنامه‌ای روشن و مشخص و با معیارهای کمی طراحی شود، انگیزه و اشتیاق کارکنان برای یادگیری و شرکت در دوره‌های آموزشی نیز افزایش می‌یابد. این باعث می‌شود که کارکنان با میل و رغبت با برنامه‌های آموزشی‌ای که از سوی مدیران پیشنهاد می‌شود استقبال کنند.

افزون بر این، هنگامی که هدف روشنی پیش روی کارکنان قرار دارد، انگیزه آنان برای نیل به هدف افزایش می‌یابد؛ کارکنان همیشه ترجیح می‌دهند هدف‌های تعیین شده روشن و مشخص باشد. تحقیقاتی که در شرکت Emeritus انجام شد نشان داد که کارکنان ترجیح می‌دهند برنامه‌های آموزشی زمانبندی مشخصی داشته باشد، همه مراحل و زمان انجام آن به روشنی مشخص شده باشد، و محتوای آموزشی هر مرحله، در زمان مشخص شده در اختیار آنان قرار بگیرد. در مقابل، رغبت و اشتیاق کارکنان نسبت به برنامه‌های خودآموز (خودخوان) که زمانبندی آن به عهده خود یادگیرنده است، و تمام محتوای آموزشی کل دوره، در همان ابتدا در اختیار یادگیرنده قرار می‌گیرد، بسیار کمتر است.

مهم‌ترین تفاوت این دو برنامه آن است که در حالت نخست، کارکنان برنامه‌ی زمانبندی مشخصی دارند و می‌توانند پیشرفت خود ر نسبت به آن ارزیابی و اندازه‌گیری کنند. همچنین، در این حالت، چون افراد مختلف با یک برنامه مشترک پیش می‌روند، احساس می‌کنند که در حال انجام یک فعالیت مشترک هستند و عضوی از یک گروهند. احساس ساختارمند بودن و احساس عضوی از یک گروه بودن باعث می‌شود کارکنان انگیزه کافی برای به اتمام رساندن دوره را در اختیار داشته‌باشند، آنچه را که فراگرفته‌اند را تا مدت طولانی‌تری به یاد داشته باشند، و آن را در کارهای روزانه خود به‌کار گیرند.

گام سوم: نقش مدیران را در این فرایند به روشنی تعریف کنید!

یک اشتباه رایجی که معمولا در همه شرکت‌ها رخ می‌دهد این است که هنگام طراحی و تعریف دوره‌‌های مهارت آموزی، نقش مدیران دست‌کم گرفته می‌شود. حال آنکه تاثیر مدیران مستقیم بر کارکنان، و کنترل و تسلطی که آنان بر کارکنانشان دارند بسیار بیشتر از مدیران واحد مدیریت منابع انسانی و یا واحد آموزش و توسعه سازمان است.

این امر یک ظرفیت مهم است که هنگام طراحی دوره‌های آموزشی باید حتما از آن استفاده کرد. به عنوان مثال، می‌توان تدبیری اتخاذ کرد که به جای آنکه یک برنامه آموزشی از طرف واحد آموزش شرکت و یا واحد مدیریت منابع انسانی معرفی شود، از سوی مدیری که مستقیما با کارکنان در ارتباط است معرفی شود. سپس، اقدام مدیر توسط واحد منابع انسانی پیگیری و حمایت شود. یعنی مدیر مستقیم نقش اصلی را داشته باشد و واحدهای منابع انسانی و آموزش فقط مجری کار باشند.

این روش در شرکت‌های بسیاری به کار گرفته شده است. به‌عنوان مثال در شرکت Carrefour، اصلی ترین نقش در اجرای برنامه‌های آموزشی مربوط به مدیری است که به طور مستقیم با کارکنان در ارتباط است. به این صورت که همه افرادی که قرار است در دوره آموزشی شرکت کنند، اطلاعات لازم را از مدیرشان دریافت می‌کنند. زیرا مدیران نسبت به اهداف دوره و محتوای آن آگاهی کامل دارند. در نتیجه، این امر باعث می‌شود مهارتی که افراد در طول دوره می‌آموزند کاربردی‌تر و مفیدتر واقع شود. یعنی به واسطه مدیرشان می‌دانند که به چه دلیل قرار است این مهارت را بیاموزند و چگونه باید آن را در کارهای روزانه خود به کار گیرند. همچنین، این کار باعث می‌شود احتمال اینکه کارکنان آموخته‌های خود را با دیگران به اشتراک بگذارند افزایش یابد.

گام چهارم: به مدیران کمک کنید تا آموخته‌‌های کارکنان را کاربردی کنند!

یکی دیگر از نقش‌های مهمی که در فرایند آموزش و توسعه کارکنان بر عهده مدیران قرار دارد آن است که به کارکنان کمک کنند تا آموخته‌هایشان را به کار بگیرند.

این رویکرد در شرکت Aegon که یک شرکت خدمات مالی است و شعبه اصلی آن در کشور هلند قرار دارد، به خوبی پیاده سازی شده است. این شرکت، این رویکرد را به عنوان بخشی از برنامه‌ای گسترده تر پیاده کرده است که هدف آن آموزش تحلیل و آنالیز است. یکی از بخش‌های این برنامه بر روش‌های مختلف به کاری گیری تحلیل و آنالیز در کسب و کار است. در این دوره افراد یاد می‌گیرند که چگونه می‌توان بخش‌های مختلف و متفاوت کسب و کار را تحلیل و آنالیز کرد. در یکی از بخش‌های این برنامه، شرکت کنندگان باید برای نحوه به کار گیری شیوه‌های آنالیز در کسب و کار ایده پردازی کنند. در این مرحله نقش مدیران پر رنگ می‌شود زیرا مسئولیت ایده ارائه شده توسط کارکنان به عهده مدیران آنان است و این مدیران هستند که باید ایده را پرورش دهند و به مرحله پختگی برسانند. اهمیت نقش مدیران در این است که اگر ایده ای ارائه شود که حمایت مدیران را نداشته باشد، احتمال موفقیت آن بسیار کم خواهد بود زیرا دیگر افراد به ایده هایی که از حمایت مدیران برخوردار نیستند توجه چندانی نمی‌کنند.

در دوره‌های زمانی منظم، ایده‌های ارائه شده توسط مدیران ارشد سازمان بررسی می‌شوند و روند پیشرفت و تکامل ایده‌ها بررسی و ارزیابی می‌شود. در طول این ارزیابی‌ها، علاوه بر سطح پیشرفت ایده‌ها، خروجی ایده‌ها و خروجی کلی این برنام نیز بررسی و ارزیابی می‌شود. در این شرایط، مدیران میانی شرکت که مستقیما با کارکنان در ارتباطند مسئول به ثمر رساندن ایده‌های کارکنان اند.

گام پنجم: از مدیران نیز بازخورد بگیرید!

در اکثر موارد فقط از کارکنانی که در دوره‌های آموزشی شرکت کرده اند نظرسنجی می شود و نظرات مدیران این کارکنان مورد غفلت قرار می‌گیرد در صورتی که نظرات مدیران مستقیم افراد شرکت کننده در دوره‌ها نیز بسیار مهم است. اما نکته مهم آن است که دریافت بازخورد از مدیران باید در زمانی دیگر انجام گیرد. به جای آنکه بلافاصله پس از برگزاری دوره از مدیران بخواهیم درباره آن بازخورد دهند، بهتر است این کار را پیش از برگزاری آن انجام دهیم. دریافت نظرات مدیران در این مرحله باعث می‌شود انتظارات آنان از برنامه آموزشی مشخص شود. آگاهی از نظرات و انتظارات مدیران می‌تواند به ارتقا کیفیت برنامه آموزشی کمک کند. همچنین می‌توان این کار را مجددا، یک تا دو ماه پس از برگزاری دوره نیز انجام داد.

نحوه دریافت بازخورد از مدیران و سوالاتی برای این کار از مدیران پرسیده می‌شود نیز باید با آنچه که از شرکت کنندگان می‌پرسند متفاوت باشد. به عنوان مثال، به جای اینکه از آنان درباره کیفیت دوره آموزشی بپرسیم باید درباره تاثیرات آن بپرسیم.  یا سوالاتی نظیر: چگونه کارکنان می‌توانند آموخته‌هایشان را به کار بگیرند؟ آیا تاکنون آنچه را که یادگرفته‌اند را در عمل به کار گرفته‌اند یا خیر؟ اگر اینطور است، چگونه این کار را انجام داده‌اند؟ چه عواملی ممکن است مانع این کار شود و یا از کیفیت آن بکاهد؟

شرکت آسترازنکا (AstraZeneca)، که یک شرکت بزرگ و معتبر سوئدی-انگلیسی است و در حوزه بایوتکنولوژی و داروسازی فعالیت دارد، این رویکرد را در دوره‌های آموزشی خود در زمینه‌های مختلفی نظیر استراتژی و پرورش استعداد کارکنان به کار گرفته است. یکی از دوره‌های آموزشی که در این شرکت برگزار شده است «مدیر به عنوان مربی» نام دارد. این دوره در اصل فرصتی است شش ماهه برای کسب تجربه دسته اول در زمینه مدیریت. در این دوره، شرکت کنندگان هم بر اساس نظرات دو گروه از افراد ارزیابی می‌شوند. گروه اول افرادی هستند که در این مدت تحت مدیریت شرکت کنندگان قرار داشته اند و گروه دوم افرادی هستند که مدیر رده بالاتر شرکت کنندگان بوده اند. این ارزیابی هم پیش از شروع دوره انجام می‌شود، هم در طول دوره انجام می‌شود، و هم در پایان دوره. گفتنی است این ارزیابی شامل بیست معیار مختلف است. معیارهایی نظیر اینکه: شرکت کنندگان تا چه حد از موفقیت‌ها و دستاوردهای تیم تحت مدیریت شان قدر دانی کرده‌اند، ای اینکه تا چه در ایجاد جوی حمایتی که باعث شود کارکنان تمام پتانسیل‌های خود را شکوفا کنند، موفق عمل کرده اند.

به گفته مدیر بخش یادگیری و قابلیت‌های شرکت آسترازنکا، این دوره اساسا مبتنی بر کسب تجربه عملی است و که در آن از شرکت کنندگان انتظار می‌رود فعالیتی را تجربه کنند و آن را در دنیای واقعی به کار گیرند. بنابر این، اساس ارزیابی‌ها، میزان تاثیری است که این دوره بر عملکرد واقعی کارکنان گذاشته است.

امروزه کارفرمایان برای نگهداشت و حفظ کارکنان‌شان با چالش‌های بسیاری مواجهند زیرا بازار کار در حال تغییر است و تغییراتی اساسی را از سر می‌گذراند. در این شرایط، حفظ و نگهداری از نیروهای انسانی کارآمد به تنهایی از عهده واحدهای مدیریت منابع انسانی ساخته نیست. این کار مشارکت دیگر مدیران شرکت، به ویژه مدیران میانی که مستقیما با کارکنان در ارتباطند را طلب می‌کند. بدون مشارکت این مدیران، کیفیت برنامه‌های آموزشی و به تبع آن توانایی شرکت‌ها در حفظ کارکنان‌ به شدت کاهش می‌یابد. به این منظور، شرکت‌‌ها باید همه مدیران را به مشارکت در این امر تشویق کنند، برای این کار ساختاری نظام‌مند طراحی کنند و تمام ابزارهایی که مدیران در این مسیر به آن نیاز خواهند داشت را مهیا کنند.

آناند چوپرا-مک گون (Anand Chopra McGown) مدیر شرکت Emeritus در بخش اروپا است. این شرکت در زمینه تکنولوژی‌های آموزشی فعالیت می‌کند و برای ایجاد فرصت‌های برابر آموزشی با بسیاری از دانشگاه‌های معتبر دنیا همکاری می‌کند.

منبع : مجله کسب و کار هاروارد - ترجمه شده توسط تیم محتوای آیدی پی